ru.vcom.biz
Новости России

Как правильно составить сценарий для голосового автоответчика?

Если у Вас возник такой вопрос, значит Вы думающий человек и это статья создана для Вас! Говорить о том, зачем Вашему бизнесу нужно голосовое приветствие не имеет смысла, Вы это и сами прекрасно понимаете. В двух словах это способ создать имидж серьёзной организации, а также возможность распределить по отделам входящие звонки от Ваших Клиентов для того чтобы разгрузить операторов. Ниже Вашему внимание мы предложим коротенький список из нескольких основных и дополнительных моментов, о которых Вам нужно помнить при составлении сценария для голосового приветствия.
 
Основные моменты:
 
1. Идентификационная часть
Здесь всё совсем просто. Укажите название Вашей Компании и подберите подходящую форму приветствия.
Пример: «Вас приветствует Компания Деловой Звук»
 
2. Идентификация направления деятельности (не обязательно)
Маркетинг и рекламу никто не отменял, даже в голосовых приветствиях, правда перебарщивать, тоже не стоит. В 3-4 словах расскажите Вашему Клиенту, чем занимается Ваша Компания. Лишним это не будет, напротив эта информация дополнительный раз ляжет ему на восприятие и отложится в памяти.
Пример: «У нас Вы сможете заказать любую аудиопродукцию!»
 
3. Запись звонков (не обязательно)
Многие думают что фраза «в целях повышения качества обслуживания все разговоры записываются» это имиджевый инструмент. Это не так! Данная фраза это скорее юридический аспект, который необходимо соблюсти, если разговоры с Вашими Клиентами действительно записываются, помните об этом!
Пример: «В целях повышения качества обслуживания все разговоры со специалистами нашей Компании записываются»
 
banner-dlya-ivr11.jpgbanner-dlya-ivr1-2.jpg
 
4. Добавочный номер (не обязательно)
Если у Вас предусмотрен набор внутренних номеров сотрудников, скажите об этом как можно раньше, чтобы те кто звонят Вам не первый раз и хотят пообщаться с конкретным специалистом и знают его номер, не ждали окончания приветствия и оператора. Ведь многие Клиенты на «Вы» со сложной техникой и большинство из них ждут этой фразы для того чтобы набрать заветный внутренний номер!
Пример: «Если вы знаете внутренний номер сотрудника, наберите его в тоновом режиме
 
5. Распределение между отделами (не обязательно)
Если у Вас есть отделы, сделайте небольшое меню, в котором укажите цифры для соединения с тем или иным отделом. Кстати иногда этот инструмент используют для создания имиджа крупной Компании и, в общем-то, это работает! Не забывайте варьировать слова, идущие перед предложением каждого отдела, не допускайте частого дублирования одинаковых слов. «Для связи с отделом 1, для связи с отделом 2, для связи с отделом 3…» - это не очень красиво!
Пример: «Чтобы сделать заказ или получить консультацию, нажмите 1
Для связи с сервисной службой, нажмите 2
Хотите обсудить Ваш текущий заказ? нажмите 3
Для соединения с бухгалтерией, нажмите 4»
 
6. Переключение на оператора
В конце любого голосового приветствия должна быть предложена возможность переключиться на оператора. Традиционно в большинстве случаев для переключения на оператора используют клавишу «0», это традиция также полезна для тех, кто в самом начале, не собираясь слушать весь текст приветствия, нажимает «0» в надежде пообщаться с оператором. Кстати называется «оператор» у Всех по разному. Подберите для своей Компании правильный вариант: оператор, специалист, менеджер, секретарь, администратор, сотрудник и т.д. Пример:
Пример: «Для связи с оператором нажмите 0 или оставайтесь на линии. В ближайшее время Вам ответят»
 
7. Факс, автоответчик
Конечно факс уже давно вышел из моды и мало кем используется, но если Ваша Компания является исключением в этом вопросе, не забудьте указать какую клавишу нужно нажать для того чтобы отправить факс! А что касается автоответчика, то он полезен в основанном для тех Компаний, у которых операторы долго берут трубку, в таком случае Клиент оставляет сообщение с контактами и ему перезванивают.
Пример: «Для того чтобы отправить нам факс, нажмите 3, Если хотите, Вы можете оставить нам голосовое сообщение, для этого нажмите 4 и говорите после сигнала. Не забудьте оставить Ваши контакты, и мы сами перезвоним Вам!»
Пример: «В целях повышения качества обслуживания все разговоры со специалистами нашей Компании записываются»
 
8. Нерабочее время
Не забудьте сделать сценарий приветствия для нерабочего времени, в котором укажите часы работы Вашей Компании. И, например, дайте возможность оставить Вам голосовое сообщение с контактами, для того чтобы Вы сами перезвонили Клиенту в рабочее время, не многие этим воспользуются, но не стоит забывать, что Клиенты бывают разные, кому-то это обязательно придётся по духу.
Пример: «Вас приветствует Компания Деловой Звук. Сейчас мы не можем ответить на Ваш звонок, так как Вы позвонили в нерабочее время. Мы работаем с понедельника по пятницу с 9 до 20 часов, в субботу и воскресенье с 10 до 20 часов. Если Вам будет удобно оставить нам голосовое сообщение, нажмите 4 и говорите после сигнала. Мы Вам обязательно перезвоним! Спасибо!»
 
Все, что было перечислено выше – это сводка основных моментов, на которые стоит обратить Ваше внимание при написании текста голосового приветствия, но это ещё не всё! Есть ещё моменты, о которых также не стоит забывать при составлении сценария приветствия. Хотите сделать максимально качественное голосовое приветствие? Читайте продолжение ниже!
 
Дополнительные моменты:
 
1. «Ваш звонок очень Важен для нас»
Данная фраза уже настолько шаблонна и повседневна, что, по сути, перестала нести за собой истинный смысл, в связи с чем мы рекомендуем не использовать её в своих приветствиях. В случае долгого ответа, она вообще может вызвать негативный оттенок, мол: «если звонок так Вам важен, почему трубку не берете 10 минут?» Также избегайте в своём приветствии всевозможных неприятных слов, фраз и форм, например «к сожалению, мы не можем ответить на Ваш звонок» к чему это сожаление? 
Это лишняя подсознательная эмоция!
 
2. «Чем короче, тем лучше»
Если есть возможность «не раздувать» Ваше приветствие, то оставьте его коротким, это самое лучшее решение, однако по тем или иным причинам далеко не все Компании могут себе это позволить.
Пример: «Вас приветствует Компания Деловой Звук. Для соединения с оператором нажмите 0 или оставайтесь на линии, мы ответим Вам в ближайшее время!»
Пример: «В целях повышения качества обслуживания все разговоры со специалистами нашей Компании записываются»
 
3. Правильно подберите стиль
Стиль Вашего голосового приветствия должен определяется Вашей Целевой Аудиторией. К примеру, если Ваша аудитория это серьёзные бизнесмены, то, соответственно, стиль приветствия должен быть строгим и серьёзным. А если Ваша аудитория творческие молодые люди, сделайте что-нибудь яркое, прикольное и лёгкое. Ваши Клиенты сразу поймут, что Вы знаете, как им угодит c первых секунд.
Пример: «Юхууу, а вот и мы. Клоуны для Вашего праздника! Нажимайте кнопочку 0 и сейчас с Вами будет говорить наш разговорчивый клоун Митька»
 
4. Какой голос Вам нужен?
Также как и стиль, имеет смысл подбирать голос под Вашу аудиторию. Чаще всего действует такая закономерность - если Ваша основная Целевая Аудитория женщины, то приветствие приятным, мужским голосом ей понравится больше, и наоборот, если Вам чаще звонят мужчины, пусть на приветствии они услышат завораживающий, женский голос. Однако есть еще принцип подбора, когда руководствуются направлением деятельности, к примеру, Компания продает двигатели или специализированные запчасти, в этом случае для приветствия лучше использовать брутальный мужской голос. А если вдруг Вы хотите произвести впечатление крупной успешной Компании, будет наиболее актуально использовать голос какого-нибудь известного диктора. Это произведёт правильное впечатление на Ваших Клиентов!
 
5. У Вас есть иностранные Клиенты?
Если среди Ваших Клиентов имеются или планируются иностранцы, то обязательно нужно сделать дублирование Вашего приветствия на родном языке Ваших Клиентов. Также помимо основного предназначения, английский дубляж часто используют как имиджевую составляющую, дабы создать впечатление крупной и серьёзной Компании.
 
Автор публикации – Вячеслав Малых
 

Кстати! Вы можете не тратить своё время на написание текстов приветствия, закажите "под ключ"

banner-dlya-ivr11.jpgbanner-dlya-ivr1-2.jpg